Politique de confidentialité et de protection des données personnelles
La présente politique décrit les traitements de données personnelles réalisés par Louise Van à l’occasion de la consultation de son site internet, d’une demande de renseignement, d’une réservation, d’un paiement ou d’une location de véhicule.
Elle s’applique également aux conducteurs additionnels et aux personnes dont les données sont nécessaires à la gestion d’une réservation, d’un incident ou d’un sinistre.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est :
HISPANO PARTS, société par actions simplifiée, exploitant l’activité de location de véhicules sous l’appellation commerciale « Louise Van » (ci-après « Louise Van »).
Louise Van
14 rue de la Commanderie
14170 Thiéville – France
SIRET : 928 418 763 00049
E-mail : j.louisevan@gmail.com
2. Données traitées et origine
Selon la situation, Louise Van peut traiter les catégories de données suivantes :
- identité et coordonnées : nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone et, lorsque cela est nécessaire, date de naissance ;
- réservation et contrat : dates de location, options, conducteurs autorisés, contrat, états des lieux, kilométrage, dépôt de garantie, factures et échanges relatifs à la location ;
- vérification des conditions de location : pièce d’identité, permis de conduire, justificatif de domicile datant de moins de six mois et informations nécessaires à la vérification de l’éligibilité du conducteur ;
- paiement : montant, moyen de paiement, statut, référence de transaction lorsqu’elle existe, remboursement et impayé ;
- communications : demandes et échanges par formulaire, e-mail, téléphone, SMS ou messagerie instantanée, ainsi que les préférences de prospection ;
- navigation : adresse IP, identifiants en ligne, caractéristiques du terminal et du navigateur, pages consultées et données relatives aux campagnes publicitaires, lorsque les traceurs concernés ont été autorisés ;
- incidents et défense des droits : photographies, constats, dommages, sinistres, infractions, amendes, réclamations et échanges avec les assureurs, l’assistance ou les autorités ;
- géolocalisation du véhicule, dans les seules conditions prévues à l’article 8.
Ces données sont recueillies directement auprès de la personne concernée, d’un autre participant à la réservation, des outils utilisés pour gérer la réservation et le paiement, du site internet, du dispositif de géolocalisation ou, lorsqu’un incident le justifie, des assureurs, de l’assistance et des autorités compétentes.
3. Finalités et bases juridiques
Répondre à une demande et préparer une réservation
Ce traitement repose sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée et sur l’intérêt légitime de Louise Van à répondre aux demandes.
Vérifier l’identité et les conditions de location
Ce traitement repose sur l’exécution de mesures précontractuelles et du contrat.
Pour les conducteurs additionnels, il repose également sur l’intérêt légitime de Louise Van à protéger le véhicule et à respecter les conditions d’assurance.
Gérer la réservation, le contrat, la remise et la restitution du véhicule
Ce traitement repose sur l’exécution du contrat.
Gérer les paiements
L’encaissement des paiements, la gestion du dépôt de garantie, des remboursements et des impayés reposent sur l’exécution du contrat et sur l’intérêt légitime de Louise Van à prévenir la fraude et à recouvrer les sommes dues.
Respecter les obligations comptables et fiscales
L’établissement et la conservation des documents comptables et fiscaux reposent sur une obligation légale.
Gérer les incidents et défendre les droits de Louise Van
La gestion des dommages, sinistres, infractions, amendes, réclamations et contentieux repose, selon la situation, sur l’exécution du contrat, une obligation légale ou l’intérêt légitime de Louise Van à constater, exercer ou défendre ses droits.
Assurer la sécurité du site et des outils
Ce traitement repose sur l’intérêt légitime de Louise Van à protéger ses systèmes, ses données et ses échanges.
Envoyer les communications nécessaires
Les communications nécessaires à une demande, à une réservation ou à une location reposent sur l’exécution de mesures précontractuelles ou du contrat.
Envoyer des messages relationnels
Les messages relationnels ne comportant pas d’offre commerciale reposent sur l’intérêt légitime de Louise Van à assurer le suivi de la relation client.
Adresser des offres aux clients
Louise Van peut adresser à ses clients des offres portant sur des services analogues sur le fondement de son intérêt légitime, avec la possibilité pour le client de s’y opposer lors de la collecte de ses coordonnées puis dans chaque message.
Adresser des offres aux prospects
La prospection électronique adressée à un prospect ou portant sur des services non analogues repose sur son consentement préalable lorsque celui-ci est requis.
Mesurer l’audience et les campagnes publicitaires
L’utilisation de traceurs non essentiels destinés à mesurer l’audience ou l’efficacité des campagnes publicitaires repose sur le consentement recueilli par l’intermédiaire du gestionnaire de cookies.
Localiser le véhicule
La localisation du véhicule en cas de vol, de détournement, d’abus de confiance ou de non-restitution repose sur l’exécution du contrat et sur l’intérêt légitime de Louise Van à protéger et récupérer son véhicule ainsi qu’à défendre ses droits.
Lorsque Louise Van utilise des données sur la base d’un consentement, notamment pour certains traceurs ou certaines communications commerciales, ce consentement peut être retiré à tout moment.
Ce retrait n’affecte pas la légalité des traitements réalisés auparavant.
La géolocalisation prévue à l’article 8 ne repose pas sur le consentement du locataire.
4. Informations obligatoires
Les informations et justificatifs demandés pour vérifier les conditions de location, conclure le contrat, gérer le paiement et remettre le véhicule sont obligatoires.
Leur absence peut empêcher Louise Van d’accepter ou d’exécuter la réservation.
Les traceurs non essentiels et les communications commerciales soumises au consentement restent facultatifs. Leur refus n’empêche pas la réservation.
5. Destinataires
Dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître, les données peuvent être accessibles ou communiquées :
- aux personnes habilitées par Louise Van ;
- aux prestataires de réservation et de gestion des locations ;
- aux prestataires de paiement et établissements bancaires ;
- aux prestataires d’hébergement du site, de stockage cloud, de maintenance et de sécurité informatique ;
- aux opérateurs de télécommunications et services de messagerie utilisés pour les échanges ;
- aux prestataires de mesure d’audience et de publicité en ligne, sous réserve du consentement requis ;
- au fournisseur du dispositif de géolocalisation ;
- aux assureurs, services d’assistance, experts, garages, conseils, prestataires de recouvrement et professionnels intervenant dans la gestion d’un dossier ;
- à l’expert-comptable, aux administrations et aux autorités légalement habilitées.
Seules les données nécessaires à l’intervention de chaque destinataire sont communiquées.
6. Paiements par carte bancaire ou en espèces
Les paiements peuvent être effectués en ligne au moyen des solutions de réservation ou de paiement proposées, ou en personne par carte bancaire ou en espèces, dans les conditions prévues par la réglementation.
Lors d’un paiement par carte, Louise Van reçoit uniquement les informations nécessaires à la confirmation et au suivi de l’opération, notamment le montant, son statut et une référence de transaction.
Louise Van ne conserve ni le numéro complet de la carte bancaire ni son cryptogramme.
Lors d’un paiement en espèces, seules les informations nécessaires à la gestion du règlement et au respect des obligations comptables et fiscales sont conservées.
7. Transferts hors de l’Espace économique européen
Certains prestataires ou sous-traitants peuvent traiter des données depuis des pays situés hors de l’Espace économique européen.
Lorsqu’un tel transfert intervient, il repose sur une décision d’adéquation de la Commission européenne, des clauses contractuelles types ou toute autre garantie prévue par le RGPD.
Des informations sur les garanties applicables peuvent être demandées à j.louisevan@gmail.com.
8. Géolocalisation du véhicule
Le véhicule peut être équipé d’un dispositif de géolocalisation destiné à assurer sa protection et à permettre sa recherche en cas de vol, de détournement, d’abus de confiance ou de non-restitution à la date et à l’heure convenues.
Louise Van peut consulter la position du véhicule lorsque cette consultation est nécessaire à l’une de ces finalités.
Le dispositif n’est pas utilisé à des fins publicitaires ou de profilage et ne fait pas l’objet d’une consultation permanente pendant le déroulement normal d’une location.
En l’absence d’incident, Louise Van n’extrait pas les données de localisation pour les intégrer au dossier du client.
En cas d’incident, les seules données utiles peuvent être conservées pendant sa gestion puis, si nécessaire, pendant la durée permettant à Louise Van de constater, exercer ou défendre ses droits.
Les données nécessaires peuvent être communiquées au fournisseur du dispositif, aux autorités compétentes, à l’assureur, à l’assistance ou aux professionnels intervenant dans la gestion de l’incident.
9. Cookies et autres traceurs
Le site peut utiliser des traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité, à la réservation ou à la mémorisation des choix de l’utilisateur.
Ces traceurs peuvent être utilisés sans consentement lorsqu’ils répondent aux conditions légales applicables.
Les traceurs utilisés pour mesurer l’audience, mesurer l’efficacité des campagnes ou personnaliser la publicité ne sont déposés qu’après obtention du consentement lorsqu’il est requis.
L’utilisateur peut accepter, refuser ou personnaliser ces traceurs au moyen du gestionnaire de cookies, puis modifier son choix à tout moment depuis le site.
Le gestionnaire de cookies précise les fournisseurs, les finalités et les durées des traceurs effectivement utilisés.
Ces durées sont limitées à ce qui est nécessaire à chaque finalité et aux limites prévues par la réglementation applicable.
10. Communications et prospection commerciale
Les communications nécessaires à une demande, à une réservation ou à un contrat peuvent être adressées sans consentement commercial.
Les prospects ne reçoivent de prospection électronique qu’après avoir donné leur consentement lorsque celui-ci est requis.
Louise Van peut adresser à ses clients des offres concernant des services analogues, à condition qu’ils en aient été informés et puissent s’y opposer simplement et gratuitement lors de la collecte de leurs coordonnées puis dans chaque message.
Toute personne peut s’opposer à la prospection en utilisant le moyen proposé dans le message ou en écrivant à j.louisevan@gmail.com.
Cette opposition n’empêche pas l’envoi des communications nécessaires à une réservation ou à un contrat en cours.
11. Durées de conservation
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à leur finalité, puis supprimées ou archivées avec un accès limité lorsqu’une obligation légale ou la défense des droits de Louise Van justifie une conservation supplémentaire.
Demande sans réservation
Les données sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement de la demande.
Elles peuvent être conservées jusqu’à trois ans après le dernier contact lorsqu’une prospection ou une relance peut légalement être réalisée.
Réservation et gestion courante
Les données sont conservées jusqu’à la clôture administrative et financière de la location.
Contrat et preuve de la relation
Le contrat et les éléments nécessaires à la preuve de la relation sont conservés pendant cinq ans à compter de la fin de la relation ou de la clôture du dossier.
Lorsqu’un contrat est conclu électroniquement et porte sur une somme au moins égale à 120 euros, il est conservé pendant la période comprise entre sa conclusion et l’exécution de la prestation, puis pendant dix ans à compter de cette exécution.
Pièce d’identité, permis et justificatif de domicile
Ces documents sont conservés jusqu’à la restitution du véhicule et à la clôture administrative et financière de la location.
En cas d’incident, seules les pièces nécessaires peuvent être conservées pendant sa gestion puis pendant la durée nécessaire à la défense des droits de Louise Van.
Dossier abandonné ou réservation refusée
Les justificatifs sont conservés jusqu’à la constatation définitive de l’abandon ou du refus, sauf lorsqu’ils restent nécessaires pour prévenir une fraude ou défendre un droit.
Factures et justificatifs de règlement
Les factures, pièces comptables et justificatifs de règlement sont conservés pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.
Impayés, dommages et contentieux
Les données sont conservées pendant la gestion du dossier puis pendant le délai légal de prescription ou la durée de la procédure applicable.
Prospection commerciale
Les données peuvent être conservées pendant trois ans à compter de la fin de la relation commerciale pour un client ou du dernier contact émanant d’un prospect.
Opposition à la prospection
Les informations nécessaires au respect de l’opposition sont conservées pendant la durée nécessaire à sa prise en compte et pendant au moins trois ans.
Cookies et autres traceurs
Les durées applicables sont indiquées dans le gestionnaire de cookies, selon leur finalité et les limites réglementaires applicables.
Données techniques de sécurité
Ces données sont conservées pendant la durée nécessaire à la sécurité, au diagnostic ou à la gestion d’un incident, selon leur nature et le paramétrage du prestataire concerné.
Géolocalisation
En l’absence d’incident, aucune donnée de localisation n’est extraite pour être intégrée au dossier du client.
En cas d’incident, les données utiles sont conservées pendant sa gestion puis, si nécessaire, pendant le délai applicable à la défense des droits de Louise Van.
12. Droits des personnes
Dans les conditions prévues par le RGPD et la loi Informatique et Libertés, toute personne concernée peut exercer ses droits :
- d’accès ;
- de rectification ;
- d’effacement ;
- de limitation ;
- de portabilité ;
- d’opposition.
Elle peut également retirer son consentement pour les traitements fondés sur celui-ci, s’opposer à tout moment à la prospection commerciale et définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.
Ces droits peuvent être exercés :
- par e-mail à j.louisevan@gmail.com ;
- par courrier adressé à Louise Van, 14 rue de la Commanderie, 14170 Thiéville.
Une pièce d’identité n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.
Louise Van répond dans le délai prévu par la réglementation, en principe un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé dans les conditions prévues par le RGPD.
Une réclamation peut être adressée à la Commission nationale de l’informatique et des libertés sur le site www.cnil.fr.
13. Sécurité
Louise Van met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard de la nature des données et des risques.
Les accès sont limités aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour accomplir leur mission.
14. Décisions automatisées
Louise Van ne prend aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sur le seul fondement d’un traitement entièrement automatisé.
15. Mise à jour
La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte de l’évolution des traitements ou de la réglementation.
Dernière mise à jour : 16 août 2026
